雖然各縣市的學諮中心在處理的細節上會有差異，但大體上在開案之前都會分為「接收到學校的轉介資料」「進行初評」「開案」三個階段。而這一次的內容要談的就是「接收到學校的轉介資料」，許多評估的工作從收到資料就已經開始了。
一、轉介資料的產生
為了讓中心理解學生的狀況，通常轉介資料中都會包含個案的主訴、家庭資料、重大經驗、以及過去處理的紀錄，因此轉介資料可以說是理解一個學生最初的管道。
轉介資料一般會由輔導室撰寫。如果輔導室裡面有專輔老師的話，則可能先由專輔老師起筆，沒有專輔老師的話則由行政老師完成；但是在一些小學校中，可能輔導室並不具備真正處理的能力，實際上學生幾乎只有接受一級的服務，這種狀況下就可能由導師來撰寫資料，內容也會比較偏向問題行為的處遇記錄，而非真正的輔導處遇。
撰寫一分專業而清楚的個案報告，即使專業人員也需要經過很多訓練才有辦法做到，更不用說是對一般學校老師了，所以我們很少能得到一份真正專業的轉介資料。即使如此，轉介資料也是學校盡他們所能、以他們的角度撰寫而成，因此從轉介資料的狀況，不只是讓我們理解學生，更是理解學校與個案所處系統的手段。
二、閱讀資料：區分主觀與客觀因素
我們所接收到的書面資料是學校的老師撰寫的結果，這裡面包含著老師對學生的觀察以及判斷。在閱讀資料時首先要做的，就是區分出主觀與客觀的資訊，才能繼續做下一步資料的解讀。
如果撰寫資料的人是心理師或社工師，通常我們會預期資料中較少個人價值判斷，而專業判斷則會提供判斷基礎的相關描述，不會天外就飛來一筆診斷的用字。但學校老師通常沒有這麼多的訓練，所以可能在關鍵的行為上描述不清，反而是許多的個人情緒混雜其中，甚至不明究理的大量使用專業用語。如果專輔人員沒有意識到主客觀因素的影響，而將老師提供的資料照單全收，對個案的判斷就可能受到干擾。
但會讓老師有這些價值判斷，一定也是因為老師「看到了什麼」，而他看到的東西就是我們能夠切分出來的客觀資訊。但主觀因素也不是沒有價值，因為他反映的是老師的狀態，包含他的專業能力、情緒與需要，這些也是在處理的過程中需要顧及的。
例如一份國小學生的資料寫到「個案常常在生氣，對老師沒大沒小，有反社會人格，未來無可救藥」，從中能切分出來的資訊是
(1)客觀：生氣(頻率未知、情境未知)，可能有言語攻擊或對抗行為(情境未知)
(2)主觀：反社會人格、無可救藥
在這段描述中，雖然我們不知道個案為什麼會生氣、在什麼情況下生氣，但「個案生氣了」卻是確實的客觀資訊；而「沒大沒小」反映的是一個行為，可能是個案對老師出言不遜、不服從命令、喜歡做自己事情。雖然我們不知道具體而言沒大沒小指的是什麼，但顯然從中還有很多行為的細節可以了解。
在描述中也提到了反社會人格。雖然這是一個專業用語，但由於小學生還在發育，基本上不可能有人格疾患的診斷，因此這是一個老師的主觀判斷。但不管是老師真的這樣覺得，還是他有觀察到其他一些什麼，配合上無可救藥的字眼，都可以預期老師對於個案有強烈的情緒，而我們在與老師碰面時就一定會接觸這樣的情緒。那背後是老師覺得自尊受損嗎？還是個案某些行為違反他的倫理標準？這背後可能反應老師是一個怎樣的人？這些情緒又可能會怎麼影響老師跟學生的相處？雖然我們都還沒碰到老師、也還沒碰到學生，但我們已經可以將問題放在心裡，因為從初談我們就要開始直接面對老師背後的情緒了。
三、閱讀資料：找出主要問題的相關描述
不管是受限於篇幅還是學校在描述上的能力，通常轉介資料的內容不夠形成完整的概念化，但在閱讀完資料後如果能抓出問題主軸，就能知道後續能以怎樣的方向來前進。
以主訴的角度來看，個案的問題可以歸為哪一種類別？現在最主要的問題行為是什麼？如果可能是這種類別，我是否有必要先確認某些資訊或預先處理？例如，如果我們看到一個自殺的個案，腦中就會開始浮現自殺相關的資料：頻率、方式、行動，過去因應方式等等，也會確認現在個案到底危機到什麼程度，也許個案根本已經得住院了；如果是性侵的個案，則可能會關注個案的情緒狀態、支持系統、司法流程、社工的狀態等。
如果能夠先有一個方向，就可以憑藉著架構回頭比對目前手上有的資料，掌握在初談時還需要蒐集的資料有哪些，並且篩選掉也許並不重要的資訊。特別是有些老師喜歡將自己對個案與案家知道的事情全部寫上去，很多內容卻太瑣碎，並沒有那麼高的重要性去理解，找出前進的主軸後就可以暫時將這些資訊擱置一邊，不會感覺被資訊淹沒。
四、確認個案所處的重要系統
在主要的問題之外，很重要的就是確認在與個案的工作中，可能會有哪一些系統參與其中。知道這些可以有兩個目的：
1.轉介資源
許多個案會需要特定資源的協助，但是學校卻沒有意識到而沒有安排。例如學校轉介個案有家暴的創傷，但其實個案現在根本每天就還在被打，學校卻還沒有做通報，這時的重點根本不是初談了，而是怎麼先阻止個案繼續受到傷害。或者個案的行為可能根本不是情緒問題，而是特教的因素導致，學校卻沒有幫學生做特教的鑑定，在安排初談的時候也許就可以先請學校一起評估，加快後續的處理速度。
2.評估系統的狀態動力
個案會處在多個系統之下，並且受到系統的影響，這些重要的系統可能在資料中就已經呈現出來。為了幫助個案在系統底下的適應，我們從資料就會開始思考，有哪一些系統是我在初談時必須納進去的？哪一些系統的狀態我必須優先蒐集資訊，並且與他們建立關係？
通常一定會評估到的就是個案的家長，而在家長之外則可能會有特教老師、社工、醫生等等。需要注意的是他們彼此之間會動力，預先判讀這些動力可以協助我們安排初談進行的方式，以避免一碰面就直接被捲入強烈的衝突中，關係都還沒有建立起來就已經跟他們結下樑子。
例如，個案的父母已經離異，個案現在由案父照顧，但因為案父平時對管教孩子的態度消極，反而是案母很願意跟學校老師溝通，所以導師變成都與案母聯絡，案母再回頭與案父溝通。但其實案父覺得小孩現在是自己的，不應該再管小孩的生活，覺得案母這樣是為了未來搶走孩子做預備，所以很討厭案母介入，也討厭學校老師老是跟案母聯絡。在這樣的案例中，不只是案父母之間有衝突，案父也對老師有情緒，但個案又是透過老師轉介，專輔人員就很可能被案父視為老師與案母的同夥。
進入很多的系統都會發生類似的事情，而且這些狀況很可不是工作一段時間才出現，而是在一開始初談時就直接呈現出來，我們幾乎可以預期如果找爸爸到學校來，大概他不太會給我們好臉色。所以從一開始就先對系統的狀態有釐清，不只是可以讓我們先有心理預備，也可以在初談時就開始做系統的介入，讓後續的工作更順暢。
五、評估學校的狀態
1.學校的專業能力
從資料中有兩個部份可以幫助我們推測學校的專業能力。第一個部分是從學校撰寫的資料，是否可以清楚的呈現主訴，是否能把握住需要呈現的資料，是否有很多個人的價值判斷在裡面。第二個部分則是在還沒有轉介之前，學校自己針對個案的問題做過哪些處遇，這些處遇切中核心的程度如何。
如果學校是比較缺乏專業能力的，專輔人員在與學校溝通時就要更留意學校能理解的程度，並且需要多一些教育與說明；但如果學校已經具備足夠的專業能力，就可以在初談時多花一些心思在個案狀態的釐清上，不用擔心學校有理解的困難。
2.學校內的系統動力
學校會與外系統有對應的動力，學校內部也會有其自己的動力狀態。輔導室與導師、輔導室與學務處、校長與輔導室、特教老師與導師，牽扯多少系統視個案而定，但這些系統的動力一樣會從初談開始就影響到後續的工作。
由於學校是個案所處的系統中非常重要的一個，如果系統的狀態不佳，則很可能讓基礎的輔導工作都無法進行，某些時候會比個案本人還需要先處理。例如學生會在課堂上對老師拍桌，直接挑戰班級的秩序，老師非常希望學務處作介入，但資料的描述卻停在這裡，沒有後續了。導師最後有真的找人嗎，還是嘴巴說說而已？還是說了學務處卻沒來？這個原因可能就必須在初談時釐清，才會知道系統背後的狀況如何。
3.評估學校的情緒狀態
很多個案會激起心理師的反移情，當然對學校的老師也會，因此在轉介之時，就已經可以看到很多老師對個案或家長帶有強烈的情緒。例如在上面「無可救藥」的案例中，就能夠看到老師對個案帶有強烈的憤怒，還可能希望拉著專輔人員一起證明「這個學生真的很可惡」。
如果觀察到類似的訊息，在很多層面都可以幫助我們對個案與系統更理解。這是否正是個案的行為帶來的後果？或者這是老師特性的展現？這個情緒會怎麼影響系統跟我的互動？但無論如何，強烈的情緒都是在初談時不得不面對到的，而且運用得當不僅能夠成為好的切入點，也能夠很快的與系統建立好的基礎。
六、小結
很多諮商所在接到個案的預約時，還不用進入到諮商，就已經發現一些人的議題呈現在約時間的過程中。而同樣的，學諮中心在接收到資訊到安排初談的過程裡，也已經能看到很多個案與他系統的狀態，在很多小細節裡呈現出來。雖然站在專業人員的眼裡，很多時候看到學校寄來的資料真的有點哭笑不得，有些寫得太簡短，有些寫一堆不是重點的事情，要花很多力氣消化，但我也相信我們已經在透過這份資料做一些溝通，學校已經在將他們自己與個案成現在我們面前。而帶著這份了解，之後要進行的就是正式的初談了。
